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Revisionssichere E-Mail-Archivierung

Pflicht seit 01.01.2006: Revisionssichere E-Mail-Archivierung – was steckt dahinter?


Handels- bzw. steuerrechtlich relevante Geschäftsdokumente sollten schon seit 01.01.2006 revisionssicher archiviert werden - doch seit 01.01.2017 ist dies Pflicht!

Die klassischen Kommunikationsformen Brief, Fax und Telefon sind schon seit langem von der E-Mail-Kommunikation überholt. Der Datenaustausch via E-Mail ist für die meisten Unternehmen unabdingbar geworden. Dass demnach eine systematische Archivierung aller geschäftlichen E-Mails auch innerhalb der Unternehmensverwaltung an Bedeutung gewinnt, liegt auf der Hand. Seit 2017 ist diese Archivierung sogar Pflicht. Wir von trenovis sind von Anfang an mit dabei und wollen Sie hiermit über die revisionssichere E-Mail-Archivierung informieren.

 

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Rechtliche Anforderungen

Gemäß der rechtlichen Anforderung für die Dauer der Aufbewahrungsfrist (von sechs bis zu zehn Jahren) müssen alle relevanten E-Mails samt Dateianhängen manipulationssicher und vollständig, also unveränderbar und jederzeit verfügbar, archiviert werden. Da die Daten maschinell auswertbar sein müssen, genügt ein Ausdruck im Aktenordner nicht.


Probleme

Probleme gibt es bei der Unterscheidung archivierungspflichtiger und nicht-archivierungspflichtiger E-Mails, dem Datenschutz bei privater E-Mail-Nutzung des geschäftlichen E-Mail-Accounts und der Entschlüsselung verschlüsselter Mails auch nach vielen Jahren. Zudem stellt sich die Frage: In welchen Fällen dürfen E-Mails aus dem Archiv gelöscht werden?


Verantwortung

Die Geschäftsführung eines Unternehmens trägt hierbei die Verantwortung der Umsetzung, der im Falle der Nichtbeachtung zivil- und strafrechtliche Konsequenzen drohen. Ob Sie von der neuen Regelung betroffen sind oder nicht kann Ihnen Ihr Steuerberater beantworten.

Die Firma trenovis OHG bietet Ihnen hier eine passende Lösung für den Fall, dass Sie Ihren E-Mail-Verkehr archivieren müssen. Rufen Sie uns an – wir beraten Sie gerne.

 

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